Planifier la gestion d'un projet : 5 Étapes pour organiser et gérer n'importe quel projet

Planifier la gestion d'un projet : 5 Étapes pour organiser et gérer n'importe quel projet

Un plan de gestion de projet est indispensable pour quiconque travaille dans le cadre de projets. Suivre votre plan de gestion de projet vous permettra de soulager votre pression tout en donnant votre meilleur. La gestion de projet est tout à fait comparable à un voyage. Vous avez un certaine idée de votre but, sans certitudes sur les étapes qui y mèneront. Et comme tout voyage, la gestion de projet est nettement facilitée si on investit un peu de temps de préparation à l'avance.

1. CARTOGRAPHIE : Établissez votre plan de gestion de projet

La première étape de création d'un plan de gestion de projet consiste à établir une feuille de route. Examinez attentivement le projet avec quelques questions simples en tête:

  • Quels sont mes objectifs ? Quel est le résultat final que je cherche à obtenir ?
  • Quelle est la date butoir ?
  • De qui ai-je besoin sur ce projet ?
  • De quelles fournitures / ressources ai-je besoin pour y arriver ?

Cet exercice de repérage servira à vous donner une idée de base de ce que ce projet exigera de votre part. C'est la fondation primordiale de votre plan de gestion de projet. Vous trouverez également la tâche bien plus facile en subdivisant des "idées principales" en étapes plus simples à accomplir.

2. CLASSEMENT : Soignez l'organisation des documents du projet

Une des étapes indispensables pour voyager consiste à vous munir de vos papiers, il en est de même pour un projet. Comme pour vos réservations d'hôtel, vos billets d'avion et vos brochures touristiques, il vous faut un système pour rassembler tous les fichiers nécessaires à votre projet et éviter de longues recherches. Tout comme les papiers de voyage, ceux destinés à un projet ont une durée de vie limitée. Ces fichiers ne seront plus utilisés une fois le projet achevé. Consacrez un tiroir séparé ou une boîte à fichiers suspendue pour les papiers liés au projet. Bien évidemment, le système d'organisation de projet le plus efficace est portable de manière à pouvoir être emporté partout où vous en aurez besoin.

3. MISE EN PLACE : Lancez votre plan de gestion de projet

On dit que même les voyages les plus lointains commencent avec le premier pas, et c'est également vrai en matière de projets. Il faut toujours commencer quelque part. L'élaboration de votre Plan de gestion de projet doit évidemment toujours être au sommet de votre liste. La seconde étape consiste généralement à établir une liste des tâches ainsi qu'un calendrier. Mais vous pouvez aussi organiser une réunion de remue-méninges avec votre équipe. Ne vous focalisez pas trop sur quelle étape effectuer, toute avancée étant bonne à prendre. Il est normal d'éprouver des difficultés à avancer en début de projet, mais commencer la réalisation de votre plan pourra vous fournir l'élan nécessaire dans la bonne direction.

4. RECONNAISSANCE : Surveillez l'avancée du projet par rapport au plan

La plupart des voyages au long cours implique de nombreux petits trajets, pour visiter un site ou une ville en chemin. Là aussi, on retrouve le même phénomène dans la gestion de projets. Tout projet, aussi grand soit-il, n'est qu'une série de tâches plus simples, et il ne tient qu'à vous de déterminer lesquelles. Chacune d'entre elles constitue une "étape" qui vous rapproche un peu plus de votre objectif. Même s'il ne faut jamais oublier votre but final, votre projet semblera nettement moins intimidant si vous vous concentrez sur votre prochaine étape. Il est toujours plus facile de manger une bouchée que le plat complet. Une fois une tâche accomplie, attelez-vous à la suivante, et en un rien de temps vous vous rendrez compte que vous avez atteint la fin du projet en passant d'une étape à l'autre.

5. CONCLUSION : Assurez-vous de respecter les dates butoirs du plan de gestion

Dans tout voyage, il faut avoir une idée du temps que vous comptez passer à chaque étape et de quand vous devrez arriver à destination. Le problème est le même quand il s'agit de planifier un projet, mais au lieu d'établir votre calendrier en fonction de votre date de départ, il vous faut commencer depuis l'arrivée pour respecter la date butoir. Demandez-vous à quel moment l'étape précédente doit être remplie pour que la suivante puisse être réalisée à temps, ainsi que le temps nécessaire pour chacune, en prévoyant de la marge. Vous pourrez ainsi tout placer dans votre calendrier. Vous pourrez ainsi créer un emploi du temps réaliste, vous permettant de visualiser votre progression et d'éviter trop de précipitation à la dernière minute (ce qui vous évitera de la pression inutile).

Grâce à votre plan de gestion de projet élaboré conformément aux étapes ci-dessus, vous devriez pouvoir mener à bien des projets dans les meilleures conditions.

par Ramona Creel