Comment organiser un système de classement efficace

Comment organiser un système de classement efficace

Comment trouvez-vous votre système de classement ? Frustrant ? Trouvez-vous difficile de retenir ce qui doit aller où ? Avez-vous parfois des problèmes à retrouver un document particulier après l'avoir mis en lieu supposément sûr ? Peut-être même que vous avez trois ou quatre fichiers contenant les mêmes informations sous des titres différents, le cauchemar !

Résoudre le problème

Qu'est-ce qui cause l'échec d'un système de tri ? Il y a de fortes chances que ce n'ait guère été un "système" depuis le début. Il est plus vraisemblable qu'il ait commencé comme la réunion désordonnée de fichiers n'ayant pas vraiment de rapport entre eux.

Pour établir un système de classement efficace, il faut d'abord établir un plan. Se contenter de coller une étiquette sur un dossier n'est pas suffisant. Mais pas d'inquiétude, nous allons élaborer un système de rangement convenant à n'importe quelle situation, à la maison comme au bureau. Tout ce dont vous aurez besoin sera plusieurs couleurs de dossiers à étiquette découpée 2/5 et quelques dossiers suspendus à fond carré.

Établir des catégories de documents

Observez votre système de classement actuel (ou ce tas de papiers que vous voulez classer depuis des mois) et commencez à trier vos documents dans des catégories larges. Vous pouvez par exemple commencer par "Finances" ou "En rapport avec la maison". Pour l'instant, pas besoin de vous préoccuper du rangement en détail. Que ce soit une facture de carte de crédit ou un relevé bancaire est sans importance. Nous nous occuperons de ces détails plus tard.

Diviser en sous-catégories

Choisissez la pile d'une de vos "catégories principales" et triez-la de nouveau. Pensez cette fois-ci à les séparer en plusieurs sous-catégories. Par exemple, votre pile "finance" pourra être divisée en:

  • Compte épargne
  • Compte courant
  • Prêt étudiant
  • Compte de carte de crédit

Soyez spécifique, ne vous contentez pas de "relevés bancaires". Déterminez à quel compte les papiers font référence et faites-en une pile différente. Il faut éviter de faire cohabiter les fichiers entre eux, chacun doit occuper son propre dossier.

Code couleur

Attribuez à chaque catégorie principale une couleur différente de votre choix, puis placez chacune de ses sous-catégories dans un dossier suspendu individuel. Dans l'exemple ci-dessus, les "finances" peuvent être vertes, et chacun de vos comptes bénéficiera d'un dossier vert bien à lui. Le code couleur peut sembler anodin, mais il vous économisera un temps fou pour le classement et la recherche de papiers.

La possibilité de regarder votre tiroir à classer et de distinguer les types d'informations selon la couleur est naturellement COMPRISE par votre cerveau. Une fois acquis que les finances sont vertes, la maison bleue et la voiture rouge, vous n'aurez même plus besoin de réfléchir parce que votre main ira naturellement vers la bonne section de votre classeur.

Étiquetage

Maintenant que les dossiers colorés ont été attribués, il est temps de les étiqueter. Vos étiquettes doivent aller du général vers le particulier. N'allez pas classer les papiers de "Visa pour la carte de crédit", mais plutôt "Carte de crédit : Visa". Quand vous rangerez les dossiers alphabétiquement, tous les fichiers "carte de crédit" seront ainsi, quel que soit leur nombre, rassemblés dans la section "finances".

Le but étant de conserver les fichiers connexes proches les uns des autres. Recommencez avec chacun des groupes de fichiers jusqu'à avoir étiqueté chaque dossier de chaque catégorie. Personnellement, j'utilise les étiquettes Viewables® parce qu'elles sont propres, faciles à lire et imprimables par ordinateur.

Remplissage du tiroir

Vous n'avez plus qu'à placer les fichiers de chaque catégorie principale dans l'ordre alphabétique, puis de classer ces dernières de la même façon dans le tiroir.

Placez les dossiers colorés dans des dossiers suspendus à fond carré afin de les garder droits dans le tiroir. Les étiquettes coupées 2/5 sont visibles au-dessus des fichiers suspendus, et alignées pour être facilement lues.

Dès que vous avez besoin de trouver un document ou d'en placer un dans un dossier, commencez par retrouver la catégorie principale, facilement identifiable par la couleur, puis l'étiquette. Avec le bon système de rangement, rien n'est plus facile que de retrouver le bon fichier sans passer son temps à chercher.

par Ramona Creel