Trouvez plus vite avec un classeur accesible

Trouvez plus vite avec un classeur accesible

Lorsque vous élaborez un système pour organiser votre bureau, vous ne voulez pas que tous vos papiers soient rangés dans un tiroir de classement. Les documents dont vous avez régulièrement besoin doivent rester à portée de main. Mais en revanche, vous ne pouvez pas non plus vous contenter d'en faire un tas désordonné encombrant votre espace de travail. Comment réconcilier le besoin d'accessibilité avec celui d'ordre ? C'est un classeur accessible qu'il vous faut !

Qu'est-ce qu'un classeur accessible ?

Un classeur accessible, comme son nom l'indique, vous permet de ranger des papiers que vous devez garder à portée de main. Tout le monde a déjà eu besoin de ce genre de documents, auxquels il faut pouvoir accéder sans tarder, et, parfois, plusieurs fois par jour :

  • Numéros de téléphone et liste de contacts
  • Emplois du temps et calendriers
  • Répertoires et listes
  • Pense-bêtes et mémos importants
  • Listes de prix, de produits et de fournisseurs
  • Formulaires vierges d'usage courant

Le problème est le même, que vous soyez un parent se tenant au courant des fréquentations et activités périscolaires de son enfant ou un cadre tâchant de dominer les produits, les fournisseurs et les employeurs de l'entreprise. Il vous faut un système pour organiser tout ça ! Par chance, vous avez plusieurs solutions...

Garder en vue

Si vous êtes du genre à préférer tout voir d'un coup d'œil, vous pouvez conserver les pages importantes dans des pochettes transparentes, punaisées à un tableau ou placées dans une grille étagée sur votre bureau.

Ajoutez un code de couleur à vos documents en les triant par pochette pour les retrouver plus vite (comme les listes de prix en vert, le répertoire en jaune, les fournisseurs en rose) et gagner en rapidité.

Tout organiser en un dossier

Si vous préférez garder vos documents de référence à l'abri quand vous n'en avez pas besoin, un classeur de documents à défilement peut vous convenir. Prenez simplement un classeur solide avec des attaches au sommet de chaque intercalaire, et attachez chaque page à un intercalaire, au recto et au verso. Si vous avez besoin de classer davantage de références, vous pouvez également utiliser le Smead Desk File Sorter (Classeur de Bureau Smead) qui comporte des séparations alphabétiques, journalières ou mensuelles.

Tout lier

Vous pouvez aussi atteindre le même but avec un classeur à anneaux et des pochettes plastiques transparentes ou des chemises. Il suffit de glisser chaque type de référence dans une pochette de couleur différente. Vous devriez ainsi avoir accès à n'importe quelle information nécessaire en quelques instants.

Établir des catégories de références

Que faire si votre classeur accessible ne comporte pas quelques feuilles volantes mais un grand nombre de documents ? La solution est simple: installez un classeur extensible ou une série de dossiers sur un porte-documents, en attribuant une section à chaque catégorie.

Vous pouvez ainsi trier vos papiers en fonction de leur domaine d'utilité (activités annexes, évènements à venir, facture à payer etc.) ou de leur nature (bons de commande, numéros de téléphone, mémos...). Là encore, les codes de couleur et l'étiquetage de chaque section éliminent une grande partie du temps de recherche d'un document.

Conserver des publications

Les documents que vous devez garder accessibles sont parfois trop gros pour tenir dans un dossier. C'est souvent le cas des catalogues de produits, des journaux et magazines professionnels etc. Vous pouvez les conserver dans un porte-magazines par titre, tenant debout sur une étagère. Une autre solution consiste à utiliser les cintres à catalogues ou des dossiers "à fond carré" pour placer vos publications le dos vers le haut dans un tiroir porte-documents.

Progresser

Le point le plus crucial de l'organisation d'un bureau est la création d'un classeur accessible irréprochable. Prêter attention aux papiers auxquels vous avez le plus souvent recours vous y aidera grandement. Dans les prochains jours, à chaque fois que vous aurez un document de référence en main, placez un point ou un autocollant au verso. Ceux comportant le plus de ces marques mériteront sans doute de constituer votre fichier accessible. Il vous suffira ensuite d'adopter le système de classement correspondant le mieux à vos besoins et à vos préférences. L'organisation de votre bureau est désormais faite sans vous casser la tête !

par Ramona Creel