10 Astuces pour gérer votre temps de travail

10 Astuces pour gérer votre temps de travail

Éprouvez-vous des difficultés à gérer votre temps au bureau ? Voici quelques suggestions qui pourront augmenter votre productivité et améliorer votre emploi du temps au travail:

Remettez-vous en question

On a vite fait de se laisser "occuper" par des tâches sans importance qui monopolisent l'attention au détriment des projets importants. Demandez-vous toujours: "Est-ce le meilleur usage que je puisse faire de mon temps à cet instant précis" ? Si la réponse est négative, arrêtez ce que vous faites et dirigez votre énergie vers une activité qui vous offrira des résultats plus importants.

Fermez votre porte

S'il vous est difficile de travailler en raison de visiteurs inattendus, n'ayez pas peur de fermer votre porte afin d'éviter les interruptions. Bien évidemment, ne restez pas dans l'isolement absolu toute la journée, mais cette technique est particulièrement utile si vous devez vous concentrer seulement une heure ou deux.

Limitez l'emprise technologique

Avez-vous déjà eu toute votre journée gâchée par des appels ou des courriels ? Vous pensez peut-être vous montrer efficace en répondant dans la seconde aux sollicitations, mais généralement, l'inverse se révèle plus vrai. Envoyez vos appels vers votre boîte vocale et désactivez votre notification de courriels. Vérifiez vos messages une fois le matin, une fois après le déjeuner et une fois avant de quitter le bureau. Vous pourrez ainsi réagir aux problèmes importants tout en gardant assez de temps pour travailler concrètement !

Supprimez le superflu

Certaines personnes peuvent avoir du mal à se concentrer quand des piles de documents se trouvent prêtes à les distraire de la tâche en cours. Supprimez tout ce qui n'est pas indispensable de votre bureau et des autres surfaces visibles, pour qu'il ne reste que ce sur quoi vous travaillez. Ainsi, vos yeux (et votre attention) ne seront pas aussi facilement attirés ailleurs.

Prenez des notes

Si votre esprit est surchargé et que vous n'arrêtez pas de penser au million d'AUTRES choses que vous avez à faire, gardez sur votre bureau un carnet où vous pourrez noter chacune de ces tâches au fur et à mesure qu'elles vous viennent. Les sortir de votre tête vous permettra de consacrer votre cerveau à la tâche en cours, et vous libèrera de la peur d'oublier quelque chose d'important.

Organisez vos papiers par tâche

Au lieu d'entasser tous les papiers que vous recevez dans une boîte "de réception", réfléchissez à organiser sur votre bureau un classeur de dossiers suivant le type d'action réclamée par chaque tâche. Vous pouvez avoir un dossier "à classer", un "à lire", un autre "à contacter" ou toute action en rapport avec votre travail. Quand vous recevrez une pile de papiers, pensez à prendre le temps de la trier dans les classeurs correspondants, en fonction de l'action que vous devrez entreprendre pour chaque document.

Faites un calendrier

Beaucoup de gens n'ont aucun problème pour organiser des listes de tâches à effectuer, mais semblent néanmoins avoir un mal fou à les accomplir ! Si cela vous arrive, tentez de marquer sur votre calendrier quand vous devrez vous y consacrer. Prévoyez une période précise d'un jour particulier pour chaque élément de votre liste et vous vous étonnerez de vous en sortir si vite.

30 Secondes ou moins

Toutes les tâches ne sont pas égales, et encore moins le temps que vous devrez leur consacrer. Certaines pourront être remplies rapidement (comme marquer la page d'un site, classer une carte de visite dans votre Rolodex ou entrer un numéro important dans votre téléphone mobile). Lorsque vous vous retrouvez avec quelque chose à faire, demandez-vous si vous pouvez en avoir fini en 30 secondes ou moins. Si c'est le cas, accomplissez-la et vous n'aurez plus jamais à vous en préoccuper !

Le recours à la procrastination

Le corollaire de l'astuce précédente. Vous précipiter pour faire ce qui vient de vous échoir n'est pas nécessairement judicieux. Laissez les tâches routinières plus longues et sans date limite fixée s'accumuler quelques jours (dans des classeurs, pas en une pile) pour mieux vous en occuper d'un coup.

Rassembler les actions courantes

Passer d'une activité à l'autre peut faire perdre beaucoup de temps. Si vous classez un papier, puis que vous passez un appel, suivi d'un courriel, après lequel vous classez un autre document, votre cerveau doit s'adapter à chaque étape. Essayez plutôt d'accomplir chaque tâche d'un certain type avant d'en changer. Passez tous vos appels, rangez ensuite tout ce qui doit l'être, et envoyez enfin tous vos courriels. Vous constaterez que vous ferez davantage et plus vite quand vous pourrez prendre vos marques !

Ces habitudes peuvent sembler simples, mais les combiner crée une synergie améliorant grandement votre efficacité et la gestion de votre temps au travail.

Par: Ramona Creel, organisatrice professionnelle