6 Règles sur la conservation d'archives : Garder ou jeter ?

6 Règles sur la conservation d'archives : Garder ou jeter ?

Quand j'établis les règles de la rétention d'archives avec mes clients, une des premières questions est toujours: "Comment savoir si je dois garder ça ?" Les règles suivantes vous expliqueront combien de temps il est nécessaire de conserver les documents juridiques et financiers.

Un avertissement avant tout

La "purge des fichiers" annuelle est un sujet sensible (et quelque peu intimidant) pour beaucoup, en raison des conséquences graves pouvant suivre une destruction malvenue. Ces règles de conservation sont à portée générale et à destination des USA. Si vous vous trouvez dans des circonstances particulières ou des cas de force majeure, veuillez consulter votre comptable ou votre avocat avant de jeter tout document juridique, financier ou d'affaires important.

Règle de conservation d'archives n°1 : Ne jamais jeter certains documents

Parce que certains papiers peuvent être difficiles à remplacer et qu'il y a des chances qu'ils vous soient demandés plus tard. Mieux vaut conserver ces "archives permanentes" dans un classeur ou une chemise, de préférence à l'abri du feu dans un coffre:

  • Déclaration de revenus et preuves de paiement
  • Lettres importantes
  • Documents juridiques
  • Certificats vitaux (naissance / mariage / divorce / décès / adoption etc.)
  • Dossiers de retraite et de pension
  • Déclarations et preuves d'achat ou de vente d'investissements
  • Rapports d'audit de votre comptable certifié
  • Documents fiduciaires et procurations

Règle de conservation d'archives n°2 : Archiver les documents commerciaux

Les entreprises sont soumises à des règles bien plus strictes que les personnes physiques. Pour ne rien arranger, de nombreux domaines (santé, assurance, droit, etc.) ont leurs propres règles juridiques, donc prenez garde à demander des détails à votre association professionnelle. En plus des papiers déjà cités, toutes les entreprises doivent créer des archives permanentes pour:

  • Les déclarations financières annuelles
  • Les documents d'entreprise (constitution, charte, règlements, procès-verbaux)
  • Les fiches d'inventaires
  • Les licences, brevets, marques déposées et demandes d'enregistrement
  • Les documents justifiant les ajouts d'immobilisations
  • Les preuves d'achats

Règle de conservation d'archives n°3 : Archiver les documents fiscaux 6 ans

Les services fiscaux peuvent remonter 6 ans en arrière dans l'audit de vos déclarations d'impôt en quête d'erreurs ou de déductions fiscales non applicables, et vous devez donc conserver pour cette période les documents relatifs dont:

  • Relevés bancaires
  • Registres du personnel et des paies
  • Registres d'achats et de ventes
  • Documents de voyage et de divertissement
  • Factures de fournisseurs
  • Règlements de sinistres
  • Hypothèques / contrats / baux sur biens vendus
  • Registre des actions et obligations vendues

Règle de conservation d'archives n°4 : Conserver les papiers quotidiens 3 ans

Il est peu probable que quelqu'un veuille voir une facture d'électricité ou un relevé de carte bancaire datant de plus d'un an. Mais vous pouvez décider d'archiver des documents NON-FISCAUX à usage interne jusqu'à 3 ans, notamment:

  • Relevés financiers mensuels
  • Relevés de carte de crédit
  • Factures liées aux charges
  • Propositions d'emploi (pour entreprises)
  • Factures médicales (en cas de litige avec les assurances)

Règle de conservation d'archives n°5 : Certains papiers sont difficiles à catégoriser

Et on se retrouve toujours avec des documents "bizarres" ne tombant dans aucune catégorie. Vous devriez les conserver en fonction des régles suivantes:

  • Documents automobiles (garder jusqu'à la vente)
  • Factures de carte de crédit (garder jusqu'à réconciliation dans son relevé)
  • Tickets de distributeurs de billets et de dépôt (garder jusqu'à réconciliation dans le relevé bancaire)
  • Polices d'assurance (conserver tant qu'elle court)
  • Fiches de paie (conserver jusqu'à réconciliation avec la déclaration de l'employeur)
  • Titres de propriété / contrats d'entrepreneurs / factures d'aménagement (garder jusqu'à la vente)
  • Preuves d'achat (garder le temps de la garantie ou la durée de vie en cas d'achat important)
  • Bons de garantie et manuels (conserver pour la durée de vie du produit)
  • Autres factures (conserver jusqu'à vérification du paiement de la prochaine facture)

Règle de conservation d'archives n°6 : Votre organisation fait tout

Ces documents peuvent être retirés de votre système de classement actif une fois l'année en cours terminée. Organisez-les dans des dossiers ou des chemises de couleur pour chaque catégorie de papiers. Utilisez des fournitures de classement de qualité archive, sans acide et antimicrobiennes pour empêcher tout dégât aux documents. Placez vos archives dans des coffres en indiquant leur année de référence et leur date de destruction, après quoi, chaque année, vous pourrez détruire les documents superflus. Une fois ces règles appliquées, la purge des fichiers devient presque un jeu d'enfant !

par Ramona Creel