4 Astuces pour organiser votre emploi du temps quotidien

4 Astuces pour organiser votre emploi du temps quotidien

Évidemment, organiser votre emploi du temps est indispensable, mais par où commencer ? Beaucoup de personnes voient la gestion du temps comme un superpouvoir, estimant que de simples mortels ne sauraient tout faire en une journée. Mais organiser votre quotidien au travail n'a rien de sorcier si vous avez une méthode applicable par tout un chacun. Ces quatre principes directeurs seront les piliers de l'élaboration de votre emploi du temps.

Réfléchir avant d'agir

À quoi ressemblent vos débuts de journée ? Vous arrive-t'il de vous asseoir au bureau sans savoir par où commencer ? Ou peut-être que vous vous attelez simplement à la première tâche à faire, sans tenir compte de son importance ni de son urgence ? L'un comme l'autre ne sont guère propices pour commencer la journée. Investir seulement quelques minutes pour planifier votre quotidien (en notant réunions et rendez-vous, en désignant les tâches prioritaires et en les plaçant dans votre calendrier pour éviter de risquer de les oublier) peut faire une différence énorme dans ce que vous aurez réalisé à la fin de la journée.

Commencer par le plus gros

Il est courant de gâcher une ou deux heures à "s'occuper" (vérifier les courriels, parcourir le Web, ouvrir le courrier) au lieu de préparer l'emploi du temps du jour. Ces activités "faciles" ont vite fait d'engloutir votre temps, vous laissant avec l'impression d'avoir gâché votre matinée. Choisissez une tâche importante et occupez-vous en dès votre arrivée. Dans l'idéal, ce devrait être quelque chose que vous avez repoussé, dont la date limite approche, ou qui vous a préoccupé pendant un moment. Libérez-vous en avant de faire quoi que ce soit d'autre, comme ça, même si vous ne faites rien d'énorme après, votre journée aura au moins été productive !

Divisez votre journée en périodes

Dans le monde sans pitié de l'entreprise d'aujourd'hui, être multitâche est devenu la norme, les gens tendant à se sentir inutiles s'ils ne font pas 15 choses à la fois. Mais vous serez plus efficace dans les faits si vous pouvez consacrer une période à une seule activité avec toute votre attention et l'achever avant de passer à autre chose. Évaluez combien de temps il vous faudra pour aller au bout d'une tâche et dégagez la période sur votre emploi du temps. Arrangez-vous pour planifier vos autres activités et réunions susceptibles de vous interrompre à d'autres moments. Si vous avez un rendez-vous avec vous-même, il mérite autant de respect que vos autres engagements.

Quittez vos tâches avant votre départ

Il est tentant, quand retentit la sonnerie de 17h, de sauter dans votre voiture et foncer chez vous comme Fred Flintstone. Mais prendre, le soir, ne serait-ce que quelques minutes pour organiser votre prochaine journée peut faire toute la différence entre une matinée organisée et une journée perdue dans la pagaille. Interrompez-vous 15 minutes avant la fin, nettoyez votre bureau et rangez le superflu. Évaluez vos tâches du lendemain, et étudiez votre emploi du temps pour décider à quel projet vous atteler en arrivant. Placez les documents nécessaires pour cette tâche sur votre bureau. Vous pourrez ainsi commencer à travailler sans attendre, sans perdre de temps à vous demander "qu'est-ce que je dois faire aujourd'hui ?".

Par: Ramona Creel, Organisatrice Professionnelle